Informativa resa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) ai referenti, dipendenti e collaboratori di clienti, potenziali clienti e fornitori di MET srl.
Ultimo aggiornamento: 27 ottobre 2026
1. Titolare del trattamento
Management Excellence Tools MET srl, Via G. Mengoni 4, 20121 Milano (MI), C.F. e P. IVA 10209860153, REA di Milano 1356319.
- Telefono: +39 02 87369 200
- Email: info@met.it
- PEC: info@pec.met.it
Referente per le questioni relative alla protezione dei dati: Michele Bollini, privacy@met.it. Il Titolare non è tenuto alla nomina di un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) ai sensi dell’art. 37 GDPR.
2. Interessati e dati trattati
Trattiamo i dati personali delle persone fisiche con cui entriamo in contatto nella gestione dei rapporti con clienti, potenziali clienti e fornitori: titolari, legali rappresentanti, referenti tecnici e commerciali, dipendenti e collaboratori, partecipanti alle riunioni.
- Dati identificativi e di contatto: nome, cognome, società di appartenenza, ruolo, email, telefono.
- Dati delle comunicazioni: contenuto di email e messaggi scambiati con il Titolare.
- Dati delle riunioni: nominativi dei partecipanti, argomenti trattati, decisioni e azioni concordate, riportati in riepiloghi e verbali; quando la riunione viene trascritta, anche la trascrizione degli interventi.
- Dati contrattuali e amministrativi: dati presenti in offerte, ordini, contratti, fatture e documenti di progetto.
Non trattiamo categorie particolari di dati (art. 9 GDPR) né dati relativi a condanne penali e reati, e chiediamo di non inserirli nelle comunicazioni con il Titolare.
I dati sono forniti direttamente dall’interessato o dalla società per cui lavora. I dati societari, come ragione sociale, sede, cariche sociali e rappresentanti legali, possono essere acquisiti anche dal Registro delle Imprese tramite il servizio Openapi S.p.A.
3. Finalità e basi giuridiche
| Finalità | Base giuridica |
|---|---|
| Gestire trattative, offerte, ordini e contratti con clienti e fornitori | Legittimo interesse del Titolare a gestire il rapporto con la società di appartenenza dell’interessato (art. 6.1.f GDPR); esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali (art. 6.1.b) quando l’interessato è personalmente parte del contratto, ad esempio professionista o ditta individuale |
| Organizzare riunioni e redigere riepiloghi, verbali e piani di azione, anche con strumenti di trascrizione e di intelligenza artificiale | Legittimo interesse del Titolare a documentare in modo accurato ed efficiente le attività di progetto (art. 6.1.f GDPR). Il Titolare ha svolto una valutazione di bilanciamento, disponibile in sintesi su richiesta |
| Gestire la corrispondenza e le comunicazioni operative | Legittimo interesse del Titolare (art. 6.1.f GDPR) |
| Sviluppare relazioni commerciali con potenziali clienti (contatti professionali B2B) | Legittimo interesse del Titolare (art. 6.1.f GDPR) |
| Invitare i clienti a eventi, fiere e webinar relativi a servizi analoghi a quelli già forniti | Legittimo interesse del Titolare (art. 6.1.f GDPR e art. 130, c. 4, Codice Privacy), con possibilità di opporsi in ogni invito |
| Invitare potenziali clienti a eventi, fiere e webinar e inviare loro altre comunicazioni promozionali via email | Consenso dell’interessato (art. 6.1.a GDPR e art. 130 Codice Privacy), revocabile in qualsiasi momento |
| Adempiere a obblighi fiscali, contabili e di legge | Obbligo legale (art. 6.1.c GDPR) |
| Accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria | Legittimo interesse del Titolare (art. 6.1.f GDPR) |
Il conferimento dei dati è necessario per gestire il rapporto con la società di appartenenza dell’interessato: senza di essi il Titolare non può dare seguito alle attività richieste. Il consenso agli inviti per i potenziali clienti è facoltativo. Non vengono effettuati processi decisionali automatizzati né profilazione ai sensi dell’art. 22 GDPR.
4. Modalità del trattamento e strumenti
I dati sono trattati con strumenti informatici, da personale autorizzato e con misure tecniche e organizzative adeguate a proteggerli da accessi non autorizzati, perdita o uso illecito.
- Sistema gestionale: database protetto ospitato sul servizio fmcloud.fm, su server in Italia (data center Aruba), con accesso riservato al personale autorizzato.
- Microsoft 365: posta elettronica, archiviazione documentale, collaborazione e riunioni su Microsoft Teams, assistente Microsoft 365 Copilot, con sede dei dati nell’Unione Europea.
- Intelligenza artificiale: il Titolare utilizza i servizi di Anthropic Ireland, Limited (API Claude) per elaborare email e redigere riepiloghi e verbali di riunione. I contenuti sono elaborati solo per produrre questi documenti e ogni testo generato viene verificato da una persona prima dell’uso. In base ai termini contrattuali, il fornitore non utilizza i contenuti per addestrare i propri modelli e li cancella entro 30 giorni, salvo i casi previsti dai suoi termini, come la verifica di violazioni delle regole d’uso del servizio.
- Trascrizione delle riunioni: quando una riunione viene trascritta per redigere il verbale, i partecipanti sono avvisati all’inizio e possono opporsi. Le trascrizioni sono cancellate dopo la redazione e la verifica del verbale, e comunque entro 30 giorni.
5. Destinatari dei dati
I dati sono trattati dal personale autorizzato del Titolare e, nei limiti necessari, da questi responsabili del trattamento (art. 28 GDPR):
| Fornitore | Servizio |
|---|---|
| 1-more-thing Group, Avenue Legrand 80, 1050 Bruxelles, Belgio, P. IVA BE0631700523 | Hosting del sistema gestionale (fmcloud.fm) |
| Aruba S.p.A., Via San Clemente 53, 24036 Ponte San Pietro (BG), P. IVA 01573850516 | Data center del sistema gestionale |
| Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublino 18, Irlanda | Microsoft 365: posta, documenti, Teams, Microsoft 365 Copilot |
| Anthropic Ireland, Limited, 6th Floor, South Bank House, Barrow Street, Dublino 4, Irlanda | Servizi di intelligenza artificiale (API Claude) per email, riepiloghi e verbali |
| Consulenti fiscali e contabili | Adempimenti amministrativi |
I dati possono inoltre essere comunicati, come titolari autonomi, a consulenti legali, banche, spedizionieri e autorità pubbliche, quando necessario per il rapporto o previsto dalla legge. Non sono diffusi né venduti a terzi. L’elenco aggiornato dei responsabili del trattamento può essere richiesto a privacy@met.it.
6. Trasferimenti fuori dall’Unione Europea
I dati del sistema gestionale restano in Italia. I dati gestiti su Microsoft 365 sono conservati nell’Unione Europea; Microsoft può trattarne alcuni negli Stati Uniti in casi limitati, come supporto tecnico e sicurezza.
I contenuti elaborati con i servizi di Anthropic sono gestiti da Anthropic Ireland, Limited e possono essere trattati negli Stati Uniti dalla capogruppo Anthropic, PBC.
Le garanzie applicate ai trasferimenti (artt. 45 e 46 GDPR) sono:
- Microsoft: la certificazione di Microsoft Corporation all’EU-U.S. Data Privacy Framework (decisione di adeguatezza della Commissione Europea del 10 luglio 2023) e le Clausole Contrattuali Standard incluse nel DPA di Microsoft.
- Anthropic: le Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea (decisione 2021/914), incluse nel DPA di Anthropic.
Copia delle garanzie può essere richiesta a privacy@met.it.
7. Periodo di conservazione
| Dati | Conservazione |
|---|---|
| Dati contrattuali, amministrativi e fiscali | 10 anni dalla cessazione del rapporto (art. 2220 c.c.) |
| Corrispondenza e verbali rilevanti per il rapporto contrattuale | 10 anni dalla conclusione del progetto o del rapporto, per i termini di prescrizione |
| Riepiloghi operativi e corrispondenza non rilevante ai fini contrattuali | Per la durata del progetto e fino a 24 mesi dalla sua conclusione |
| Trascrizioni delle riunioni | Fino alla verifica del verbale e comunque non oltre 30 giorni |
| Contatti di potenziali clienti senza rapporto contrattuale | 24 mesi dall’ultimo contatto |
| Consenso agli inviti a eventi | Fino alla revoca e comunque non oltre 24 mesi dall’ultima interazione |
Decorsi questi termini, i dati sono cancellati o resi anonimi, salvo necessità di conservarli per la tutela di un diritto in giudizio.
8. Diritti dell’interessato
L’interessato può esercitare in qualsiasi momento i diritti degli artt. 15-22 GDPR: accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità (nei casi previsti dall’art. 20 GDPR, cioè per i dati trattati in base a un contratto o al consenso) e opposizione al trattamento basato sul legittimo interesse, compreso l’uso di strumenti di trascrizione e di intelligenza artificiale per i verbali di riunione. Può inoltre opporsi in qualsiasi momento alla ricezione di inviti a eventi, tramite il link presente in ogni invito o scrivendo al Titolare, e revocare il consenso eventualmente prestato.
Le richieste vanno inviate a privacy@met.it o via PEC a info@pec.met.it. Il Titolare risponde entro un mese dal ricevimento, termine prorogabile di due mesi nei casi complessi, previa comunicazione all’interessato (art. 12.3 GDPR).
L’interessato può inoltre proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).
9. Informazione ai collaboratori e modifiche
Chiediamo alla società cliente o fornitrice di portare questa informativa a conoscenza dei propri dipendenti e collaboratori i cui dati comunica al Titolare.
Il Titolare può aggiornare questa informativa. La versione in vigore è sempre disponibile su richiesta e in questa pagina, all’indirizzo www.met.it/privacy-clienti-fornitori.
Per il trattamento dei dati dei visitatori del sito si veda l’Informativa Privacy del sito.